Privacyverklaring

Privacyverklaring VNN

VNN hecht veel waarde aan privacy. Wij achten het van groot belang om de privacy van cliënten zo zorgvuldig mogelijk te waarborgen. VNN wil een betrouwbare organisatie zijn. Het is van groot belang dat cliënten weten dat VNN zorgvuldig met hun gegevens omgaat zodat zij in vertrouwen hun verhaal kunnen delen met hulpverleners. 

Met deze privacyverklaring maken wij duidelijk waarom wij bepaalde informatie verzamelen, hoe wij jouw privacy beschermen, welke rechten je als client hebt en onder welke voorwaarden wij informatie aan jou of aan anderen verstrekken. 

Het verwerken van Persoonsgegevens wordt beschermd door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 

Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen gewone persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens. Gegevens over gezondheid zijn bijvoorbeeld bijzondere persoonsgegevens. Voor het verwerken van deze bijzondere gegevens gelden strengere regels. Daarnaast worden medische gegevens ook beschermd door andere wetgeving, zoals de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO), Wet verplichte ggz (Wvggz), de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo) en de Jeugdwet. 

In het kader van een goede zorgverlening moet er op grond van de WGBO een medisch dossier worden aangelegd. Dit is nodig voor goede (medische) zorgverlening. De (persoonlijke) gegevens die wij opslaan in het medisch dossier zijn bijvoorbeeld: jouw adresgegevens, informatie over je (geestelijke) gezondheid, de resultaten van onderzoeken, de diagnose en de behandelplannen. Ook brieven van artsen en eventueel andere specialisten worden in dit dossier bewaard. Daarnaast verwerken wij gegevens voor de zorgadministratie en facturatie. 

Welke gegevens

VNN verwerkt van cliënten doorgaans de volgende gegevens:

• NAW-gegevens 

• Geslacht 

• Telefoonnummer

• Nationaliteit 

• Soort en nummer van het identiteitsbewijs

• BSN

• E-mailadres 

• Burgerlijke staat 

• Geboortedatum 

• Geboorteplaats 

• De indicatie van de gemeente of zorgkantoor (indien van toepassing)

• Polisnummer van de zorgverzekering

• Contactmomenten met jou, jouw familie of jouw vertegenwoordiger 

• Gegevens over jouw gezondheid, zorg, behandeling en zorgverleners

• Gegevens over jouw dagelijks leven, interesses en verleden (indien nodig voor het uitvoeren van onze zorg- en dienstverlening) 

• Gegevens over jouw (wettelijk) vertegenwoordiger, contactpersoon, familie (wanneer dit aan de orde is)

De gegevens die over jou worden opgeslagen worden vertrouwelijk behandeld volgens de regels die hiervoor gelden.

Doelen

VNN verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het kunnen leveren van goede zorg en diensten;

• In het kader van wetenschappelijk of statistisch onderzoek.

• Het voeren van de zorgadministratie en facturatie.

• Verder verwerken wij persoonsgegevens om deze te kunnen gebruiken bij een verwijzing naar een medisch specialist, huisarts of apotheker of een andere zorgverlener. 

Voor gezondheidsgegevens gelden de volgende extra voorwaarden:

• VNN verwerkt deze alleen als dat noodzakelijk is voor een goede behandeling of 

verzorging dan wel in het kader van wetenschappelijk of statistisch onderzoek. Dit 

gebeurt onder verantwoordelijkheid van een behandelaar die is gebonden aan het 

beroepsgeheim, of door een andere medewerker die op grond van de wet of 

overeenkomst tot geheimhouding is gehouden.

Grondslagen

VNN verwerkt persoonsgegevens op basis van een van de grondslagen zoals opgenomen in de AVG. De meest voorkomende zijn:

• Uitvoering van -of met het oog op- het sluiten van een geneeskundige behandelovereenkomst, waaronder ook het declareren aan derden, zoals de zorgverzekeringsmaatschappij e.d.;

• Een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld de verplichting om een medisch dossier bij te houden of het bsn te registreren;

• Toestemming van de betrokkene. Deze toestemming kan altijd weer worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór  de intrekking;

Delen

Met wie deelt VNN persoonsgegevens? 

Wij wisselen doorgaans persoonsgegevens uit met de volgende partijen: 

• (Huis)artsen

• Ziekenhuizen

• Apothekers

• Andere zorgorganisaties

• Andere zorgverleners

• Zorgverzekeraars

• Gemeenten

• Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGJ)

• (Indien nodig) onze leveranciers op basis van een (verwerkers)overeenkomst waardoor uw gegevens goed beschermd zijn

Op grond van het medisch beroepsgeheim en de AVG mogen wij jouw persoonsgegevens alleen aan derden verstrekken indien wij daarvoor uitdrukkelijke toestemming van jou hebben gekregen. Ook mogen wij informatie over jou delen als er sprake is van een ‘conflict van plichten’. Je kunt dan denken aan een acute situatie waarbij iemand gevaar loopt. Meer informatie over het conflict van plichten kun je vinden op de website van de KNMG. In een aantal specifieke gevallen hoeven wij echter geen toestemming te vragen omdat er een wettelijke plicht is om uw gegevens aan derden te verstrekken. Bijvoorbeeld als de gezinsvoogd informatie opvraagt wanneer er kinderen zijn die onder toezicht zijn gesteld of bij een ernstige besmettelijke ziekte.

Zorgaanbieders (en dus ook VNN) zijn verplicht om voor het verwerken van de kosten van verleende zorg bepaalde medische gegevens te verstrekken aan de zorgverzekeraar.

Wil je niet dat jouw zorgverzekeraar weet welke behandeling je bij ons volgt? Dan kun je daar bezwaar tegen maken. Hiervoor maak je je bezwaar kenbaar bij jouw 

behandelaar, die je vervolgens een in te vullen formulier met privacyverklaring geeft. Het ingevulde formulier stuurt jouw behandelaar naar jouw zorgverzekeraar. 

Er kunnen zich situaties voordoen waarin een cliënt gevaar loopt en met betrokkenen wordt geprobeerd om te situatie op te lossen, bijvoorbeeld in geval van crisis. In sommige gevallen verstrekken en verwerken wij dan persoonsgegevens zonder toestemming van een cliënt, maar stellen we de cliënt daarvan wel op de hoogte. 

Indien je toestemming hebt gegeven voor het verstrekken van gegevens aan derde partijen, betekent dat niet dat wij verplicht zijn de gezondheidsgegevens te verstrekken. We bekijken altijd of het in overeenstemming is met goed hulpverlenerschap en of de gegevens niet op een andere, minder ingrijpende manier kunnen worden verkregen. 

Verwerkers

Voor het verwerken van persoonsgegevens, maken wij soms gebruik van verwerkers. Dit zijn externe partijen die bijvoorbeeld een computerprogramma aanbieden waarin wij cliëntgegevens kunnen vastleggen. Met dit soort partijen sluiten wij een verwerkersovereenkomst waardoor de verwerker ook aan de verplichtingen uit de AVG voldoet. Wij hebben alleen contracten met verwerkers die voldoende de veiligheid van uw gegevens kunnen waarborgen. 

Beveiliging

We nemen zowel technische als organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die wij verwerken te beveiligen zodat deze gegevens niet verloren gaan of in verkeerde handen vallen/worden gebruikt door onbevoegden. Wij doen dit volgens de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. 

VNN heeft het NEN 7510 certificaat. Dit certificaat staat voor het behalen van de Nederlandse norm voor informatiebeveiliging bij zorginstellingen en is afgegeven door certificeringsbureau CIIO. Hiermee laten we zien dat VNN een systeem heeft gecreëerd dat getoetst wordt, zichzelf verbetert en een hoog niveau van veiligheid heeft.

Je kunt hier het certificaat bekijken.

VNN zorgt voor een passende beveiliging van persoonsgegevens die past bij de huidige stand van de techniek en houden ons aan de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Dit spreken wij ook af met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Wij maken gebruik van leveranciers die aantoonbaar voldoen aan de hoge eisen die aan het beschermen van (persoons)gegevens worden gesteld. Onze medewerkers en vrijwilligers zijn verplicht om vertrouwelijk om te gaan met jouw persoonsgegevens. Onze zorgmedewerkers hebben een beroepsgeheim en mogen alleen onder strikte voorwaarden gegevens delen met derden. Mocht er onverwacht toch iets niet goed zijn gegaan met de bescherming van persoonsgegevens – of wij vermoeden dat dit het geval is – dan zullen wij dit waar nodig melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als dit voor jou mogelijk een hoog risico oplevert, dan brengen wij jou daarvan op de hoogte.

Jouw rechten als cliënt

WGBO

De WGBO kent de volgende rechten met betrekking tot jouw medisch dossier: 

• Het recht om de persoonsgegevens die we van je verwerken in te zien (recht van inzage). Alleen jij mag op grond van dit recht je dossier inzien. Familieleden of partners hebben dus geen recht op inzage in jouw dossier. Je kunt wel iemand machtigen om het medisch dossier namens jou in te zien. 

• Het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken aan te passen (recht op rectificatie) dan wel aan te vullen. Bijvoorbeeld bij een foute vermelding van adresgegevens of verkeerde gegevens over onderzoeken en behandelingen in het verleden. 

• Het recht om uw gegevens te laten vernietigen. In sommige gevallen kunnen wij niet aan je verzoek voldoen, bijvoorbeeld om financiële of belastingtechnische redenen of als bewijs bij klachten. Het verzoek tot vernietiging van jouw medisch dossier kun je indienen bij jouw behandelaar. 

• Het recht om gegevens vanuit een geautomatiseeerde verwerking over te dragen, zodat je jouw  gegevens gemakkelijk aan een andere zorgaanbieder door kan geven (recht op dataportabiliteit). Wij kunnen hier alleen aan tegemoet komen, indien het technisch mogelijk is. 

• Het recht op elektronisch afschrift van logging. Je heeft het recht om te weten wie jouw medisch dossier heeft bekeken. 

Wil je een verzoek doen om één van de hierboven genoemde rechten uit te oefenen, dan kunt je dit verzoek indienen bij jouw behandelaar. In principe wordt er binnen een maand op jouw verzoek gereageerd. Als het langer duurt, bijvoorbeeld omdat het een ingewikkeld of omvangrijk verzoek is, mogen wij er twee maanden over doen. Je wordt daar dan over geïnformeerd. 

AVG

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming heb je vergelijkbare rechten als uit de WGBO. We sommen die rechten hier kort op:

• Recht op informatie 
• Recht op inzage
• Recht op verwijdering (vergetelheid)
• Recht op rectificatie en aanvulling 
• Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit)
• Recht op beperking van de verwerking 
• Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering
• Recht op bezwaar 

Voor meer informatie over deze AVG-rechten, verwijzen wij je naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Privacyrechten bij minderjarigen 

In het normale dagelijkse leven zijn de ouders met gezag de wettelijke vertegenwoordigers van het kind dat nog geen 18 jaar is. Dit betekent dat een kind tot die leeftijd onder het gezag van de ouders staat en dat de ouders voor het kind beslissen. Dat ligt anders wanneer het gaat om medische zorg. De WGBO 

onderscheidt dan drie leeftijdscategorieën en regelt voor elke categorie afzonderlijk de rechten van het kind en die van de ouders met gezag. 

Tot 12 jaar:

• De ouders hebben het recht het medisch dossier in te zien, de kinderen niet. Als de ouders dat willen kunnen zij het dossier, of een gedeelte daarvan, met het kind doornemen. 

• Het kind moet ook worden geïnformeerd, waarbij de informatie op het niveau van 

het kind moet zijn afgestemd. 

12 tot 16 jaar: 

• Een kind van 12 t/m 15 jaar heeft recht op inzage in het medisch dossier. 

• Toestemming van het kind is nodig om inzage te krijgen in het dossier van het kind. Dat is alleen anders als u als ouder informatie nodig heeft om toestemming te geven voor een behandeling. Die toestemming is namelijk een gezamenlijke verantwoordelijkheid van het kind en de ouders.

16 jaar en ouder:

• De jongere heeft er recht op volledig te worden geïnformeerd.

• Een jongere heeft het recht om het medisch dossier in te zien. 

• De ouders mogen het medisch dossier slechts inzien als het kind daar akkoord mee gaat. 

Van bovenstaande rechten kan worden afgeweken als de behandelaar zich anders niet als goed hulpverlener kan gedragen. Het belang van het kind is daarbij zwaarwegend. 

Privacyrechten bij wilsonbekwame personen 

Bij wilsonbekwaamheid van 16 tot 18 jaar treden de ouders op als vertegenwoordiger, indien deze het gezag hebben. Is er sprake van wilsonbekwaamheid van betrokkene (18 jaar of ouder), dan treedt als vertegenwoordiger voor hem op in de volgende gevallen: 

• Een (toegewezen) curator of mentor.

• Indien er géén curator of mentor is, de persoon die de cliënt schriftelijk heeft gemachtigd.

• Indien de persoonlijk gemachtigde ontbreekt of niet optreedt: de echtgenoot of levensgezel van de betrokkene.

• Indien de echtgenoot of levensgezel ontbreekt of niet optreedt: een kind, broer of zus van de betrokkene. 

Bewaartermijnen

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan de wettelijke bewaartermijn. Er zijn verschillende wettelijke bewaartermijnen waar VNN mee te maken heeft. De belangrijkste is de bewaartermijn voor het medisch dossier. Die bewaartermijn is 20 jaar. Een ander voorbeeld is de bewaartermijn voor financiële administratieve gegevens. Hiervoor is de bewaartermijn 7 jaar na vastlegging van de gegevens.

Wetenschappelijk onderzoek en kwaliteitsverbetering

VNN gebruikt gegevens om de kwaliteit van de zorg te verbeteren. Dit wordt zo veel mogelijk anoniem gedaan. We gaan er vanuit dat je dit goed vindt, omdat VNN hiermee haar dienstverlening verbetert. Als je daar wel bezwaar tegen hebt, kun je dit met je behandelaar bespreken en een bezwaarformulier ondertekenen.

VNN gebruikt ook gegevens voor wetenschappelijk onderzoek. Ook deze gegevens verwerken wij zoveel mogelijk anoniem. Als dit aan de orde is vragen hiervoor jouw toestemming. In sommige gevallen is het mogelijk om zonder toestemming gegevens te gebruiken voor wetenschappelijk onderzoek, bijvoorbeeld wanneer het gaat om veel dossiers en niet iedereen op de hoogte gebracht kan worden. VNN zal zich daarbij altijd aan de wet- en regelgeving houden. Wil je liever niet dat we je gegevens gebruiken? Dan kan je hier bezwaar tegen maken. Bespreek dit met je behandelaar en onderteken het bezwaarformulier.

Privacy voor bezoekers van de website vnn.nl

Op de website tref je formulieren aan waarmee je je kunt opgeven voor een training, digitale nieuwsbrief of een webinar van VNN. Je kunt actief zelf opgeven waarvoor je adres gebruikt mag worden. Mocht je jouw toestemming willen intrekken, dan kun je je uitschrijven met de knop ‘unsubcribe’ onderaan de e-mail. Wij zorgen ervoor dat je dan geen nieuws meer van ons ontvangt. VNN verstrekt op basis van deze formulieren geen adresgegevens van bezoekers van de website aan derden.

Cookies

Een cookie is een bestandje dat door je browser op de harde schijf van je computer wordt opgeslagen. Op de website van VNN wordt slechts 1 cookie achtergelaten. Deze is uitsluitend bedoeld om de analysegegevens (geanonimiseerd) van de VNN-website in kaart te brengen. Hiervoor is geen toestemming vereist. Het gaat om het analyseprogramma Siteimprove.

Filmpjes en muziek

De filmpjes die je op onze website bekijkt, staan op een eigen server. Daar worden geen cookies achter gelaten.

VNN heeft een eigen videokanaal op YouTube. Als je een video van VNN bekijkt of de muziek-afspeellijst van VNN beluistert op YouTube, verwerkt Google de informatie over die activiteit. VNN heeft daar geen invloed op.

Geluidsopnamen of filmen binnen VNN

Binnen VNN respecteren wij de privacy van iedereen binnen onze organisatie. Op onze locaties mag je daarom niet fotograferen, filmen of geluidsopnamen maken. Een uitzondering is een geluidsopname van een gesprek met je behandelaar. Een dergelijke opname kan ondersteunend zijn aan je behandeling. Bespreek/ overleg dit met je behandelaar. Geluidsopnamen mag je nooit openbaar maken.

Functionaris Gegevensbescherming

VNN heeft een Functionaris Gegevensbescherming. De Functionaris Gegevensbescherming houdt toezicht op de zorgvuldige verwerking en bescherming van persoonsgegevens door VNN. Indien je vragen hebt of het niet eens bent met de verwerking van je persoonsgegevens dan kun je contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming. Dit kan ook als je vermoedt dat er mogelijk sprake kan zijn van een datalek. Mocht er sprake zijn van een datalek dan wordt dit conform de meldplicht datalekken opgepakt.

Daarnaast heb je de mogelijkheid om rechtstreeks een klacht over de verwerking van persoonsgegevens in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Contact

info@vnn.nl

Laan Corpus den Hoorn 102

9728 JR, Groningen

050 522 5700

Functionaris Gegevensbescherming

Mevr. S. Gauwer

Postbus 8003, 9702 KA Groningen 

E-mail: informatiebeveiligingenprivacy@vnn.nl 

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 21 oktober 2024

Verslavingszorg Noord Nederland, gevestigd aan Laan Corpus den Hoorn 102, 9728 JR, Groningen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. 
Voor VNN Reclassering geldt het Privacyreglement VNN Reclassering.