Ben je cliënt bij VNN en heb je een klacht?

Je behandelaar is verplicht een dossier bij te houden. Naast persoonsgegevens zoals je naam, geboortedatum en adres, vragen wij je ook naar de reden van je komst, je verslavingsprobleem en de achtergronden daarvan. Een medisch onderzoek kan nodig zijn om je lichamelijke conditie te bepalen.  

• Gegevens uit de intake en onderzoeken nemen wij op in je dossier.  

• Gegevens die gedurende je begeleiding of behandeling bekend worden, vermelden wij ook in je dossier. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om vragenlijsten, een verslag van een gesprek met een psychiater of de uitslag van een psychologische test. 

• Wanneer je via een verwijzer (bijvoorbeeld een huisarts) in contact bent gekomen met VNN, kunnen gegevens die afkomstig zijn van die huisarts of een andere hulpverleningsinstelling ook deel uitmaken van je dossier. 

Als je graag wil weten welke gegevens VNN van je heeft, dan kun je je behandelaar vragen om samen met hem of haar naar je medisch dossier te kijken. De informatie in je medisch dossier kan ingewikkeld zijn. Je behandelaar kan je in begrijpelijke taal uitleggen wat er in je dossier staat en wat dat inhoudt. Eventueel kun je ook een digitaal (of papieren) afschrift van het medisch dossier krijgen. 
 
Als bepaalde gegevens niet kloppen, dan kan VNN deze voor je wijzigen. Je kunt ons ook vragen je gegevens te wissen en om deze niet meer te gebruiken. Als je eerder toestemming hebt gegeven voor het bewaren van je gegevens, dan kun je deze weer intrekken.   

In sommige gevallen mogen we je verzoek weigeren, bijvoorbeeld als je VNN vraagt je gegevens te wissen, maar VNN deze nog nodig heeft (om financiële of belastingtechnische redenen of als bewijs bij klachten). Je kunt een verzoek tot inzage, aanpassing, verwijdering, overdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming indienen bij je behandelaar. 

We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 4 weken, op je verzoek. 

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens: 

• Algemene cliëntgegevens. Deze worden niet langer dan noodzakelijk voor de verwerking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of verwerkt. 

• Gezondheidsgegevens. Hiervoor geldt een wettelijke bewaartermijn van 20 jaar na beëindiging van de  behandeling. 

• Financiële en administratieve cliëntgegevens. Hiervoor geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. 

• Juridische cliëntgegevens (niet vrijwillige opneming en behandeling). Hiervoor geldt een wettelijke bewaartermijn van 5 jaar (Wet bijzondere opneming in psychiatrische ziekenhuis) of van 7 jaar na beëindiging van een reclasseringscontract. 

Medewerkers van VNN die direct bij jou betrokken zijn, mogen je dossier inzien. Over de inhoud van je dossier mogen zij niet met anderen spreken; er geldt een geheimhoudingsplicht. Voor een goede hulpverlening kan het nodig zijn dat je begeleider of behandelaar je gegevens bespreekt met een collega. Hiervoor zijn wij niet verplicht jouw toestemming te vragen. Uiteraard zijn alle collega’s gehouden aan de geheimhoudingsplicht. 

Wij delen je persoonsgegevens met anderen alleen als dit nodig is en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting, zoals die van zorgverzekeraars of de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Met bedrijven die je gegevens verwerken, sluit VNN een verwerkersovereenkomst om te zorgen dat het niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens aansluit bij hoe wij met je gegevens omgaan. Wij blijven namelijk verantwoordelijk voor de verwerking. 
 
Als VNN je persoonsgegevens deelt met derden zonder dat dit wettelijk nodig is of nodig is voor het aangaan of uitvoeren van de overeenkomst dan doen wij dit alleen met jouw toestemming. Als het gaat om je behandeling delen we alleen gegevens (zoals diagnostiek, evaluatie- of eindverslag over je behandeling) met andere zorgverleners (bijvoorbeeld je huisarts) als je daar toestemming voor geeft. 

Dan kun je een bezwaarformulier opsturen naar VNN en wordt het opgenomen in de dossier. Het bezwaarformulier voor het uitwisselen van informatie kun je hier downloaden. 

VNN gebruikt gegevens om de kwaliteit van de zorg te verbeteren. Dit wordt zo veel mogelijk anoniem gedaan. We gaan er vanuit dat je dit goed vindt, omdat VNN hiermee haar dienstverlening verbetert. Als je daar wel bezwaar tegen hebt, kun je dit met je behandelaar bespreken en een bezwaarformulier ondertekenen. 

VNN gebruikt ook gegevens voor wetenschappelijk onderzoek. Ook deze gegevens verwerken wij zoveel mogelijk anoniem we vragen hiervoor jouw toestemming. In sommige gevallen is het mogelijk om zonder toestemming gegevens te gebruiken voor wetenschappelijk onderzoek, bijvoorbeeld wanneer het gaat om veel dossiers en niet iedereen op de hoogte gebracht kan worden. VNN zal zich daarbij altijd aan de wet- en regelgeving houden. Wil je liever niet dat we je gegevens gebruiken? Dan kan je hier bezwaar tegen maken. Bespreek dit met je behandelaar en onderteken het bezwaarformulier. 

Binnen VNN respecteren wij de privacy van iedereen binnen onze organisatie. Op onze locaties mag je daarom niet fotograferen, filmen op geluidsopnamen maken. Een uitzondering is een geluidsopname van een gesprek met je behandelaar. Een dergelijke opname kan ondersteunend zijn aan je behandeling. Bespreek/ overleg dit met je behandelaar. Geluidsopnamen mag je nooit openbaar maken. 

Ja, dat kan.  

Als je niet wilt dat jouw zorgverzekeraar jouw diagnose-informatie krijgt, kun je bezwaar aantekenen. Vertel jouw behandelaar dat je bezwaar hebt tegen vermelding van diagnosegegevens op de factuur. Samen met jouw behandelaar vul je een formulier (privacyverklaring) in. Dat onderteken je allebei. Daarop staat dat jouw behandelaar de diagnose weglaat. 

De behandelaar zal dan de factuur samen met deze verklaring indienen bij jouw zorgverzekeraar. Op de factuur staat dan geen diagnose vermeld. Wel is een medisch adviseur van de zorgverzekeraar verantwoordelijk voor de controle van de declaratie.