Secretaresse Directeur, Groningen

Wat ga je doen?

Jij bent als secretaresse de steunpilaar voor het directieteam en het secretariaat. Je wordt onderdeel van een secretariaat dat momenteel uit 6 secretaresses bestaat. Geen dag is hetzelfde in deze centrale rol. Je bent verantwoordelijk voor een breed scala aan taken die essentieel zijn voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden van het directieteam. Je werkt nauw samen met een directeur, maar bent er ook voor anderen. Je draagt bij aan de efficiëntie van onze activiteiten.

Daarnaast ben je gemiddeld een dag in de week aan het werk voor de afdeling Bureau Verplichte Zorg. Je voert administratieve en procesmatige ondersteuning en werkzaamheden uit rondom de uitvoering van de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg (Wvggz). Dit doe je vanuit de afdeling Bureau Verplichte Zorg (BVZ), namens en voor de Geneesheer-directeur. Daarbij gaat het onder andere om het volledig en tijdig registreren van cliënten die een verplichte maatregel hebben en het proactief signaleren en bewaken van de acties en voortgang die voortkomen uit de Wvggz. Je werkt daarbij nauw samen met je collega, die eerste aanspreekpunt van de afdeling is, en onderhoudt mede de contacten met bijvoorbeeld de justitiële ketenpartners.

Wat vragen wij?

• Je hebt een scherp oog voor prioriteiten en weet de informatiestromen efficiënt te managen.
• Je neemt verantwoordelijkheid voor het agendabeheer. Je stelt hierin de juiste prioriteiten en organiseert in- en externe overleggen met nauwkeurigheid. Je bent (mede) verantwoordelijk voor het voorbereiden van de directeur. Waar nodig verzorg je de verslaglegging van overleggen.
• Je werkt nauw samen met je collega secretaresses. Je neemt elkaar waar bij afwezigheid.
• Je verzorgt de (uitgaande) correspondentie. Je beoordeelt en behandelt de inkomende correspondentie en bespreekt relevante zaken met de directeur. Daarnaast handel je zelfstandig en proactief e-mailberichten af.
• Je beheert dossiers en het (digitale) archief. Je zorgt voor de aanlevering van stukken en eventueel aanvullende informatie.
• Je bent op de hoogte van ontwikkelingen binnen het werkveld van de directie en je communiceert helder en vlot over relevante zaken. Je onderhoudt content op intranet en zorgt voor actuele informatie.